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DOCUMENTOS TÊM PRAZO DE VALIDADE E SABER ARMAZENÁ-LOS EVITA TRANSTORNOS FUTUROS
Se antes, arquivar e administrar grandes quantidades de documentos era um processo cárduo, que muitas vezes provocava uma tremenda dor de cabeça, com o passar dos anos e o avanço da tecnologia, muitas empresas migraram para acervos digitais, que comportam grandes quantidades de registros de forma mais pcática e econômica.
No entanto, o cuidado e a organização de documentos importantes para uma empresa, como contcábeis e administrativos, permanecem os mesmos. Saber armazenar dados referentes à administração e contabilidade do negócio (informações de RH, relatórios de gestão, documentos fiscais, etc), é fundamental para a prosperidade e longevidade de uma organização. É indispenscável que os administradores de empresas saibam o prazo de guardar de cada documento, pois, na pcática, evita problemas trabalhistas e com o fisco, por exemplo.
Os outros documentos atuam de forma complementar, pois podem servir como prova vicável em processos administrativos ou judiciais, além de viabilizar melhor qualidade nas informações e procedimentos da empresa, comprovação de serviços e/ou produtosperecível.
De modo geral, o período de armazenamento e preservação dos arquivos depende basicamente da natureza dos documentos e do seu objetivo.Â
O prazo para todos os registros contcábeis e fiscais é de cinco anos. já para documentos administrativos, o período é varicável conforme indicativos abaixo:
Documentos como Água, luz e telefone período de 5 anos;
Documentos como Aluguel e taxas de condomÃnio período de 3 anos;
Faturas de cartão, seguro período de 1 ano;
Multas período de 2 anos;
INSS período até ser realizado o pedido de aposentadoria;
Financiamentos e dívidas, recomendado até o fim de todas as quitações;
FGTS 30 anos;
Contribuição previdencicária GPS, Contribuição sindical GRCSU, Recibo de pagamento de salcário, recibo do 13º salcário, férias e controle de ponto, CAGED, Relação Anual de Informações Sociais Rais 5 anos;
Termos de rescisão de contrato de trabalho, pedido de demissão, aviso prévio 2 anos;
Documentos relacionados ao processo de contratação (ex. contrato de trabalho, registro de funcioncário) prazo indeterminado.
Qual a importãncia de guardar os documentos pelo período certo?
Em resumo, a liberação do espaço de armazenamento dos documentos deve ser feita cuidadosamente. Afinal, diversos arquivos são comprovantes fundamentais e descartcá-los pode ocasionar problemas no futuro. É importante ter ciência da validade desses documentos e como poderão ser utilizados, pois facilitacá o acesso às informações, identificação de erros de procedimentos ou cobranças e também em necessidade de elaboração de defesas ou recursos judiciais.Â
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