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A MUDANÇA NA GUARDA DE DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS: O QUE VOCÊ PRECISA SABER.

Preparamos um resumo sobre uma mudança importante na lei que afeta a forma como a sua empresa precisa guardar os documentos fiscais eletrônicos.

Qual é a novidade?

Uma nova regra, que começou a valer em 1º de maio de 2025, obriga todas as empresas a guardar seus documentos fiscais eletrônicos (como NF-e, NFC-e, CT-e, entre outros) por um período de 11 anos. Antes, o prazo era de 5 anos.    Essa mudança vale para todos os documentos gerados em formato XML.
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Por que essa mudança aconteceu?

O objetivo é fortalecer o controle fiscal e dar ao governo mais tempo para verificar as informações fiscais das empresas, além de aumentar a segurança na guarda desses dados.

O que acontece se a sua empresa não cumprir a regra?

Se a Receita Federal ou o órgão fiscalizador do seu estado pedir algum desses documentos e você não puder apresentá-lo, sua empresa pode ser multada.

O que a sua empresa precisa fazer?

É essencial revisar como você guarda esses documentos hoje. Os arquivos precisam ser armazenados de forma digital e segura, garantindo que fiquem acessíveis e organizados por 11 anos.

Os documentos fiscais e seus eventos (como cancelamentos ou inutilizações) devem estar completos e fáceis de serem encontrados.

Importante: Mesmo que a regra para guardar os documentos seja de 11 anos, o prazo para o governo cobrar um imposto devido continua sendo, na maioria dos casos, de 5 anos. No entanto, sua empresa é obrigada a apresentar os documentos se forem solicitados.

Como a D'Kolves Business pode ajudar?

Para se adaptar a essa nova exigência, recomendamos:

 * Verificar seus sistemas de armazenamento para garantir que são seguros e confiáveis.
 * Organizar todos os arquivos XML de maneira que fiquem completos e de fácil acesso.
 * Manter backups regulares para evitar a perda de dados.

D’Kolves Business tem um sistema (GED) para armazenamento destas informações, sua empresa pode contratar!

Estamos à disposição para tirar suas dúvidas e ajudar sua empresa a se adequar a essa nova regra sem preocupações.

Ficou com alguma dúvida sobre como essa nova regra afeta a sua empresa? Entre em contato conosco!